4 lời khuyên để tạo ấn tượng tốt khi trả lời điện thoại

Jolie Siam, Lễ tân

Khi khách hàng gọi tới, bạn cần phải đảm bảo rằng họ được chào đón bằng một giọng nói vui vẻ và tạo được thiện cảm. Nhưng làm sao để các nhân viên lễ tân của chúng ta luôn mang lại ấn tượng tốt đẹp như vậy trong tất cả những lần nhận cuộc gọi? Dưới đây là bí quyết dành cho bạn:

Lời chào lịch sự và thân thiện

Như mọi người đều biết, lời chào khi nhận cuộc gọi là cơ hội để giới thiệu công ty của bạn và trợ giúp khách hàng gọi đến cũng như bày tỏ thiện chí, tất cả diễn ra chỉ trong vài giây. Đừng xem nhẹ tầm quan trọng của ấn tượng đầu tiên này nhé!

Biết cách ứng biến

Khi nhận cuộc gọi, bạn đang ở vị trí đứng mũi chịu sào. Tuy nhiên điều đó không có nghĩa bạn là tổng đài để giải đáp tất cả mọi thắc mắc của khách hàng, điều quan trọng là phải biết cách trả lời. Lưu ý những câu sau hoặc tìm những câu tương tự để có thể tự tin khi gặp câu hỏi của khách hàng, ngay cả khi bạn không biết câu trả lời:

“Cảm ơn vì anh/chị đã gọi hỏi về vấn đề này, anh/chị vui lòng chờ máy để em kiểm tra lại thông tin”

“Rất vui khi được giúp anh/chị”

“Cảm ơn câu hỏi của anh/chị. Em sẽ nối máy đến bộ phận X để trả lời thắc mắc của anh/chị”

Hãy nói ngắn gọn, súc tích

Nhiều khách hàng thường xuyên phải nghe lời chào hỏi quá dài dòng đến mức họ sợ rằng nhân viên lễ tân đó sẽ mệt đứt hơi khi cố gắng phát lại một mạch cả đoạn văn.

Câu chào hỏi dài lê thê là biểu hiện của sự thiếu chuyên nghiệp vì nhiều lý do khác nhau. Lời chào đó nghe không được thân thiện hay trang trọng vì đơn giản nhân viên lễ tân đó chỉ đang “tua” lại một đoạn văn dài được thu sẵn. Người nghe cũng cảm thấy khó chịu vì mất thời gian. Vì thế, hãy nói ngắn gọn và súc tích.

Đừng tiết kiệm những từ như “xin vui lòng” hay “cảm ơn”

Lịch sự là một trong những yếu tố căn bản và quan trọng để gây ấn tượng tốt khi nhận cuộc gọi. Phải biết khi nào cần nói “xin vui lòng” hay “cảm ơn” và việc thỉnh thoảng dùng những từ hoa mỹ hơn như  “tuyệt quá”,  “rất hân hạnh”, “hoàn toàn đúng như vậy” thay cho “được”, “vâng” cũng là một ý hay. Vì bạn phải giữ cho cuộc gọi ngắn gọn nên hãy dùng những từ thật đáng giá!

Các bạn hãy cùng chia sẻ những kinh nghiệm trong việc nhận cuộc gọi bằng cách comment bên dưới nhé!

www.joliesiam.com #joliesiam

Kim TiếnPosted by Kim Tiến (9 Posts)

Kim Tien is working as a Communication Assistant Intern at Jolie Siam. For her, the media plays a very important role not only for the Marketing function – her major at the University of Finance - Marketing, but also contributed to the development of a sustainable business career. She has a bookcase filled with books and her favorite one is Currency Wars - Song Hongbing. By the way, she’s also a fan of Harry Potter.


Comment Here

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>