5 cách hiệu quả để không còn sai sót khi gửi mail

JolieSiam, Receptionist tips.

Bạn đã đọc đi đọc lại hàng chục lần trước khi gửi một mail quan trọng, và hết sức tự tin khi nhấn nút “Send”. Nhưng mỗi khi lướt qua hòm thư gửi đi của mình bạn lại phát hiện ra nhiều lỗi không đáng có.
Có thể bạn không phải là một chuyên gia trong lĩnh vực viết mail, nhưng là một nhân viên lễ tân, bạn phải đặt hết sự chú ý của mình vào việc kiểm tra mail trước khi gửi. Và để tránh sai sót với những mail quan trọng, bạn nên ứng dụng 5 gợi ý dưới đây:

1. Đọc từng từ một.

Bạn muốn đọc qua toàn bộ nội dung mail từ đầu đến cuối để đảm báo tính logic, nhưng nên nhớ rằng việc đọc lại từng từ trước khi gửi mail đi cũng rất quan trọng. Có nhiều lỗi sai sẽ bị bỏ qua nếu bạn chỉ đọc lướt mail. Khi duyệt mail, hãy đọc thành tiếng và đọc rõ từng từ. Tốt hơn hết sau khi đọc từ đầu đến cuối để kiểm tra nội dung, bạn nên đọc ngược lại để rà soát từng từ một.

2. Dùng công cụ kiểm tra lỗi chính tả một cách cẩn thận

Công cụ spellcheck là một tay hỗ trợ đắc lực khi viết lách, sử dụng hiệu quả công cụ này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian. Tuy nhiên, khi spellcheck báo rằng bạn viết sai chính tả một từ nào đó, hãy cẩn thận trước khi chọn từ thay thế mà công cụ này đề xuất. Máy tính của bạn có thể rất thông minh, nhưng nên nhớ rằng chủ nhân của nó còn thông minh hơn. Hãy dùng các từ  gợi ý của spellcheck một cách có chọn lọc nhé!

3. Chú ý những từ phát âm giống nhau.

Có bao giờ bạn viết nhầm từ “there” thành “their”? Thời tiểu học ai cũng được dạy về cách phân biệt những từ phát âm giống nhau, nhưng không có nghĩa là khi lớn lên chúng ta luôn gõ chính xác những từ đó. Hãy chú ý với những cặp từ như “its” và “it’s”, “there” và “their”… Trong tiếng Việt, ngoài việc để ý đến từ, bạn còn phải cẩn thận với cả dấu câu.

4. Đừng quên các file đính kèm:

Trước khi gửi mail, hãy tự vấn: “Mình có cần gửi tập tin nào đi không nhỉ?”. Nếu câu trả lời là có, hãy kéo xuống xem đã có tất cả file cần gửi ở đó chưa. Thà chậm 3 giây để kiểm tra vẫn hơn làm người khác khó chịu khi nhận liên tục 2 mail: cái đầu tiên nhắc họ “Nhớ tìm file đính kèm trong mail này”, sau một lúc căng mắt tìm file họ lại nhận tiếp một mail khác “Xin lỗi, file bạn cần ở đây nhé, lúc nãy tôi quên đính kèm”.

5. Chức năng hoàn tác kỳ diệu

Rất nhiều người chỉ nhận ra mail còn lỗi ngay vào thời điểm click nút “Send”, vì vậy, chức năng này là một vị cứu tinh cho bạn cơ hội để phát hiện ra chỗ sai và chỉnh sửa thay vì ngồi ngắm lại những sai lầm ngớ ngẩn của mình.

Nếu bạn có những bí quyết khác trong việc viết và gửi mail, hãy chia sẻ cùng chúng tôi bằng cách bình luận dưới bài viết này nhé!

#joliesiam www.joliesiam.com

Kim TiếnPosted by Kim Tiến (9 Posts)

Kim Tien is working as a Communication Assistant Intern at Jolie Siam. For her, the media plays a very important role not only for the Marketing function – her major at the University of Finance - Marketing, but also contributed to the development of a sustainable business career. She has a bookcase filled with books and her favorite one is Currency Wars - Song Hongbing. By the way, she’s also a fan of Harry Potter.


Comment Here

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>