Archive for Jolie Siam

Receptionist and 10 seconds to make or break an image

2015-08-10In companies around the world, those in the reception role set the stage for the entire journey of the customers. First impressions, therefore, are powerful drivers in any business.

No matter whether a client or a guest visits a company in person, the receptionist is usually the first one they meet. Their conversation is often short and brief, so is the time that our receptionist has to impress. In fact, a customer only needs 10 seconds or less to form the first impression about the receptionist. In those 10 seconds, the reception’s greetings, attitude, word choice and appearance will either make or break the chance of cooperation between the company and that customer. One missed call, one inappropriate gesture, one stain on the uniform or one inadequate answer will be noticed in just a blink of an eye and remain a long lasting memory.

I had an appointment the other day with my supplier at their office. I walked into their fancy lobby and informed the receptionist about my presence. She didn’t make eye contact and just simply told me to sit down. That happened within 10 seconds. While waiting for their representative to come, I became less and less excited about this company’s culture and even wondered if I had made a wrong decision. In the end, we couldn’t close the deal. It was due to multiple reasons, but that 10-second impression definitely had some influence.

A good receptionist understands the challenge and feels comfortable with the responsibility. As a receptionist outsourcing company, we have witnessed many professional receptionists who strive to project a positive image and make people feel welcome even in busy times or bad days. They realize the need to understand everybody and just keep calm, keep smiling even when the customer is shouting at them for a simple reason. They embrace the fact that being a receptionist is not an easy job, but they also know it is a rewarding job – no day is the same, they learn lots of different skills and there are opportunities to progress. For them, the first 10 seconds of any interaction truly matter to their company image and countless of those 10 seconds are what make their career!

In the end, you don’t need to be a doctor or a fireman to know that “every second counts” – a receptionist knows it perfectly well, too.

10 giây ấn tượng đầu tiên

2015-08-10Trong công ty, khi bạn đã dành ra một quầy riêng biệt cho nhân viên lễ tân, tức là bạn đang dựng nên một sân khấu cho khách hàng thấy rõ trải nghiệm của họ với doanh nghiệp bạn là như thế nào. Những ấn tượng đầu tiên luôn là động lực mạnh mẽ thúc đẩy quyết định của khách hàng/đối tác, ở đây, khi họ trực tiếp “ghé thăm” công ty thì người lễ tân gần như luôn là nhân viên đầu tiên họ gặp. Ngoại hình, cách ứng xử, kiến thức và sự ân cần của lễ tân phản ánh toàn bộ bản chất của công ty.

Chỉ trong vòng chưa đến mười giây, lời chào, thái độ và lời nói của lễ tân có khả năng cắt đứt hứng thú tìm hiểu thêm về công ty hoặc trái lại, khuyến khích khách hàng dừng lại quan tâm và quyết định lựa chọn doanh nghiệp. Thực vậy, khách hàng cần chưa đến một nháy mắt để nắm bắt một lời nói không khéo, một cuộc gọi điện thoại nhỡ, một cử chỉ thiếu duyên dáng, một vết bẩn trên đồng phục,… từ cô lễ tân và đó, nhiều khả năng trở thành một ấn tượng xấu không thể nào phai mờ. Mười giây đồng hồ nguy hiểm là như vậy!

Tôi từng có cuộc hẹn với một nhà cung cấp tiềm năng tại công ty của họ. Bước vào sảnh lớn sang trọng, tôi chủ động tiến lại quầy lễ tân, phiền cô thông báo cho người cần gặp. Cô ấy không hề tiếp xúc bằng mắt với tôi, hướng tay về ghế đợi bảo tôi chờ trong giây lát, khuôn mặt luôn lạnh lùng. Tất cả diễn ra trong vòng mười giây. Khi ngồi đợi người đại diện đến, tôi băn khoăn liệu mối hợp tác giữa chúng tôi có thể thành công không, khi ngay cả người lễ tân mà cũng có vẻ “xem thường” đối phương như vậy. Mọi chuyện quả thực như tôi dự đoán. Thương vụ bất thành!

Một người lễ tân giỏi hiểu rõ thách thức nghề nghiệp và chấp nhận chu toàn những trách nhiệm, bổn phận nặng nề đó. Với kinh nghiệm lâu năm trong ngành thuê ngoài lễ tân, Jolie Siam từng tận mắt chứng kiến sự cố gắng không mệt mỏi của rất nhiều lễ tân chuyên nghiệp. Họ luôn cố gắng thể hiện hình ảnh đại diện cho tập thể một cách tích cực nhất và khiến người đối diện cảm thấy được chào đón, dù đang bận rộn với ngàn công việc không tên hay vào những ngày không “êm ả”. Họ ý thức được họ cần phải là “kẻ biết tuôt” trong công ty: Ai đang họp với ai? Cái gì đang ở đâu?… và giữ mãi nụ cười dù đối phương đang cáu bẳn, la hét vào họ. Họ biết sự thật là công việc lễ tân chưa bao giờ là dễ dàng, nhưng họ vẫn cố gắng hàng ngày, vì với họ, đó cũng là một công việc hoàn toàn xứng đáng, mỗi ngày là một cơ hội mới để luyện những kỹ năng khác nhau, để bản thân tiến bộ hơn. Đối với họ, mười giây tương tác đầu tiên thực sự quan trọng trong việc tạo dựng hình ảnh công ty và những khoảnh khắc mười giây đó tạo dựng nên sự nghiệp của họ!

Chung quy lại, chẳng cứ phải là bác sĩ hay lính cứu hỏa, trở thành lễ tân đi và bạn sẽ thấy tầm quan trọng của mười giây đồng hồ là lớn lao như thế nào. Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã nhận ra giá trị cuả vị trí lễ tân. Họ không những tác động lớn lao lên ấn tượng đầu tiên của khách hàng mà còn bổ trợ tích cực cho nhiều bộ phận khác, một vai trò vô giá bởi doanh nghiệp cần lắm những “mũi tên trúng nhiều đích” như thế.

Sai lầm bất ngờ của lễ tân khi chuyển tin nhắn (và cách giải quyết)

Free message form template

Nếu bạn là lễ tân, có thể bạn chưa từng nghĩ tình huống sau có thể xảy ra:

Xem thêm

Case Study #1 – Khi ứng viên đồng loạt vắng mặt trong buổi casting!

2015-11-5-flywaycasestudy-04

Lễ tân sự kiện là công việc khá thu hút với giới trẻ tại Việt Nam. Chỉ riêng trên Facebook đã có hàng trăm group chuyên dành cho các bạn PG và PB . Với số lượng thành viên đông đảo như vậy, cộng đồng này đáng lẽ sẽ là nguồn nhân lực đầy hứa hẹn – nhưng thực tế lại khác biệt đôi chút.

Xem thêm

5 điều cần nhớ trước mỗi cuộc họp nhóm

image_8

Có bao giờ bạn nghĩ để đạt được ý kiến chung trong một nhóm là điều không tưởng? Vậy thì chắc hẳn bạn đã và đang làm việc với một vài nhóm, và rất muốn biết liệu có cách nào để nâng cao hiệu quả từ những buổi thảo luận nhóm hay không. Dưới đây, Jolie Siam sẽ mách nước cho bạn 5 điều cần nhớ để bạn không những tự tin bước vào phòng họp, mà còn góp phần tăng năng suất của mọi người.

Xem thêm

Created by Jolie Siam