Những yếu tố giúp nhân viên Lễ tân trở nên nổi bật hơn!

photo1-(1)

Đã bao giờ bạn bước vào một công ty, và chú ý đến công việc của nhân viên tiếp tân – người đang niềm nở chào đón bạn, và bạn có thực sự hiểu rằng để làm được như cô ấy đó không phải là một điều đơn giản không? Tôi đã từng lầm tưởng rằng đây chỉ là một công việc nhỏ bé và chẳng cần kỹ năng, kinh nghiệm cũng có thể làm được cho đến khi cách đây vài ngày, tôi tình cờ gặp được một phụ nữ. Thông qua cuộc trò chuyện với cô ấy tôi được biết cô đang công tác tại một công ty chuyên cung cấp nhân sự đặc biệt là Lễ Tân. Cô ấy đã hoàn toàn thay đổi suy nghĩ của tôi về nghề này. Tôi còn may mắn hơn khi được cô mời đến tham dự khóa đào tạo lễ tân của công ty cô để hiểu hơn về vai trò của một lễ tân văn phòng, và tôi thật sự đã bị hấp dẫn bởi lời mời đó.

Trải qua 2 ngày gắn bó với lớp đào tạo này, tôi đã học được rất nhiều điều bổ ích và nhận ra giá trị tuyệt vời đằng sau nụ cười và đôi mắt ấm áp của người Lễ Tân.

Khóa học giúp tôi hiểu rằng nhân viên lễ tân là một trong những người có tầm ảnh hưởng quan trong đến sự phát triển của một tổ chức, họ được xem như người đầu tiên của doanh nghiệp, trực tiếp tương tác với khách hàng và thiết lập hình ảnh công ty trong mắt khách hàng từ đó, họ có khả năng xây dựng cũng như phá vỡ hình ảnh, tạo ra hoặc làm giảm lượng khách hàng của doanh nghiệp đó. Đằng sau nụ cười rạng rỡ ấy, họ thực hiện một nhiệm vụ vô cùng quan trọng đó là tạo ra bầu không khí thoải mái cho mọi người xung quanh đặc biệt là khách hàng và tiếp nhận thông tin khi họ đến với tổ chức của bạn.

Đây là một vài yếu tố cơ bản để trở thành một nhân viên lễ tân nổi bât:

Tạo ấn tượng từ cái nhìn đầu tiên: Kỹ năng giao tiếp trực diện và trả lời điện thoại là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu trong nghi thức đón tiếp, cũng như đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Có thể nói rằng Lễ tân là người đại diện cho công ty “trực tiếp gây ấn tượng đầu tiên” với khách hàng. Như vậy để trở thành một người lễ tân, điều đầu tiên là bạn phải nhận ra khách hàng ngay khi họ bước vào công ty, tương tác bằng mắt với họ ngay sau đó và có thể gọi tên họ một cách thân thiện nếu bạn biết tên người ấy.

Giọng nói: Khách hàng gọi đến công ty bạn sẽ nhận ra sự nhiệt tình thông qua giọng nói của bạn, điều đó có thể giúp bạn xây dựng lòng tin nơi khách hàng cho tổ chức của bạn trong những giây đầu tiên khi bắt đầu cuộc nói chuyện. 10s đầu, bạn hãy điều chỉnh giọng nói của mình cao hơn một chút, người nghe sẽ cảm nhận được sự niềm nở và thân thiện của bạn.

Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng rất quan trọng có thể mất nhiều thời gian để rèn luyện. Hầu hết người ta thích nghe lời tán thưởng hoặc những điều họ đặc biệt quan tâm, nhưng lắng nghe lại là điều mà không phải ai cũng làm được. Nhất là khi giao tiếp với khách hàng, họ sẽ cảm thấy không dễ chịu nếu cảm nhận được bạn đang lo lắng hay bị áp lực về việc gì đó khiến bạn phân tâm khỏi cuộc nói chuyện. Hãy thể hiện sự tôn trọng họ bằng cách cho họ biết rằng bạn đang chú ý lắng nghe và thậm chí là ghi chú lại những thông tin cần thiết từ họ, và đảm bảo sẽ chuyển giao thông tin đó đến đúng người nhận. Tốt nhất là bạn nên có một quyển sổ tay ghi chép trong trường hợp bạn cần tìm lại thông tin, tên hoặc số điện thoại của ai đó.

Đàm phán với khách hàng khó tính: Hãy tự hào và vui vẻ đón nhận nếu có người chia sẻ với bạn sự bất mãn hoặc sự không hài lòng của họ về một điều gì đó. Sự quan tâm của bạn sẽ ngụ ý với khách hàng rằng bạn rất muốn làm gì đó để giúp đỡ họ. Trong trường hợp này bạn cần phải thể hiện sự lắng nghe, biểu lộ sự đồng cảm, và tốt hơn nữa là ghi chép lại tình hình, sau đó đảm bảo với vị khách khó tính này rằng bạn sẽ chuyển trường hợp của họ cho người có thẩm quyền giải quyết. Cuối cùng bạn nên thể hiện sự cảm kích về những chia sẽ của họ, giúp họ an tâm bằng cách theo dõi và trả lời họ sớm nhất có thể.

Sau khóa học này, những điều tôi nhận được thật vô cùng giá trị, tôi đã hiểu được công việc Lễ tân là như thế nào, rằng đó là một nghề thực thụ, và là một công việc hết sức quan trọng, nó tạo ra giá trị cho người lao động và nhiều giá trị khác cho tổ chức. Nếu bạn muốn trở thành một nhân viên Lễ tân, tại sao bạn không đăng ký một suất cho khóa đào tạo này nhỉ?

www.joliesiam.com

Jolie SiamPosted by Jolie Siam (56 Posts)

Founded in 2006, Jolie Siam has rapidly become the foremost company in welcoming services and HR outsourcing in Vietnam.


Comment Here

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>