Những bài học từ nhân viên lễ tân

Receptionist, Lễ tân, Jolie Siam

Hãy nghĩ về nhân viên lễ tân như một chiến sĩ ở “tiền tuyến”- người phải nhận khoảng 300 cuộc gọi mỗi ngày và chịu trách nhiệm “bảo vệ” sếp trước những cuộc gọi làm phiền.

Không chỉ đóng vai trò là người lọc thông tin cho công ty, một nhân viên lễ tân tốt ngoài việc làm tròn trách nhiệm của mình còn nắm rất rõ những vấn đề nội bộ của công ty.

1. Thấu hiểu ngôn ngữ cơ thể

Cô Karen Vassal, đang làm việc tại công ty luật Yovanovich & Koester ở Naples, Florida, cho biết rằng sau 23 năm làm lễ tân cô gần như là một chuyên gia về ngôn ngữ cơ thể, thậm chí cô còn có khả năng nhận định về nhân viên hoặc nhà quản lý chỉ cần thông qua cách nói chuyện điện thoại của họ. “Bạn phải biết phân loại khách hàng nhóm A, B và C. Những người nào sếp muốn gặp ngay và những người nào phải chờ. Vì công việc chính của tôi là liên lạc với mọi người nên tôi có thể nhận biết tính cách của họ thông qua cách giao tiếp”

2. Ai là nhân viên được khách hàng yêu thích nhất?

Bạn có thể biết được những nhân viên nào có kết quả làm việc tốt nhất trong văn phòng của mình. Nhưng có lẽ bạn không nhận ra khách hàng thích được làm việc với nhân viên nào nhất và nhân viên nào đang góp phần làm nên tên tuổi cho doanh nghiệp mình. Chỉ cần đơn giản là hỏi lễ tân rằng nhân viên kinh doanh nào được nhiều khách hàng yêu cầu được gặp nhất trong tuần thì bạn đã có ngay câu trả lời. Điều này giúp bạn nhận ra nhân viên xuất sắc và chọn ra được một hình mẫu nên áp dụng để huấn luyện những nhân viên kinh doanh trong việc thu hút khách hàng.

3. Nhận định được những vấn đề đang xảy ra

Nhân viên lễ tân là người đầu tiên phát hiện những vấn đề về hệ thống điện thoại, và nhiều cuộc gọi mà nhân viên lễ tân nhận được có liên quan đến những vấn đề kỹ thuật. Ai cũng có thể biết về những vấn đề đó, nhưng chỉ nhân viên lễ tân mới là người nắm được thông tin và có thể cập nhật, phản hồi thông tin cũng như thúc đẩy giải quyết vấn đề nhanh nhất.

4. Nắm bắt tâm lý nhân viên

Hầu hết các nhân viên khác đồng ý rằng lễ tân là người biết được những ý kiến trung thực nhất của họ về công việc. Tại bàn lễ tân, trong nhiều công ty, thường đóng vai trò như nơi tư vấn tâm lý – nơi nhân viên thường đến tâm sự. Nhân viên lễ tân lắng nghe tâm tư của mọi người. Đương nhiên sẽ đơn giản hơn nếu người nói đang trong tâm trạng vui vẻ.

5. Đừng quên ưu tiên những những người đang nói chuyện trực tiếp với bạn

Nhân viên lễ tân nhận thức được rằng luôn phải ưu tiên cho khách hàng đến gặp trực tiếp hơn là khách hàng qua điện thoại. Nhân viên lễ tân sẽ luôn chú ý đến khách hàng đang nói chuyện trực tiếp với mình, nếu trong lúc đó có cuộc gọi đến, người gọi sẽ phải chờ.

Đa phần chúng ta, với quan điểm “thế giới trong túi áo” thông qua chiếc smartphone, đôi khi sẽ quên mất những người đang hiện diện ngay trước mặt mình mà dành sự quan tâm nhiều hơn cho mail, điện thoại, tin nhắn, Facebook hay Twitter.

www.joliesiam.com #joliesiam

Kim TiếnPosted by Kim Tiến (9 Posts)

Kim Tien is working as a Communication Assistant Intern at Jolie Siam. For her, the media plays a very important role not only for the Marketing function – her major at the University of Finance - Marketing, but also contributed to the development of a sustainable business career. She has a bookcase filled with books and her favorite one is Currency Wars - Song Hongbing. By the way, she’s also a fan of Harry Potter.


Comment Here

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>