Sai lầm bất ngờ của lễ tân khi chuyển tin nhắn (và cách giải quyết)

Free message form template

Nếu bạn là lễ tân, có thể bạn chưa từng nghĩ tình huống sau có thể xảy ra:

Có một vị khách gọi đến muốn gặp giám đốc, tuy nhiên giám đốc bận chưa tiếp máy được. Bạn cẩn thận hỏi và ghi lại đầy đủ thông tin của vị khách lên giấy, sau đó chuyển tờ giấy tận tay giám đốc. Câu chuyện đáng lẽ sẽ kết thúc êm đẹp nếu hai ngày sau đó, giám đốc không nói với bạn rằng: Em ơi, chị làm mất tờ giấy em đưa rồi! Em có nhớ ai gọi không?

Với vị trí luôn phải xử lý nhiều công việc một lúc như lễ tân, việc ghi nhớ mọi các thông tin là gần như không thể. Nhưng hãy tưởng tượng nếu bạn trả lời được tên vị khách ngay lúc đó, chị giám đốc sẽ hài lòng và đánh giá cao về bạn như thế nào.

Vậy làm sao để bạn chuẩn bị sẵn sàng trước những tình huống tương tự. Lời giải đơn giản nhất chính là những tờ Phiếu tin nhắn. Sử dụng Phiếu tin nhắn giúp bạn:

1. Nắm được những thông tin bạn cần phải hỏi.

2. Sao chép thành 2 bản với giấy than hoặc in liên tục 2 liên

3. Thuận tiện lưu trữ theo ngày tháng hoặc theo thứ tự chữ cái

Bạn có thể tải mẫu Phiếu tin nhắn tại đây.

Nếu bạn gặp tình huống khó khăn trong nghiệp vụ lễ tân, hãy email cho Jolie Siam tại community@joliesiam.com để được gợi ý cách giải quyết hiệu quả nhất nhé.

www.joliesiam.com

Jolie SiamPosted by Jolie Siam (56 Posts)

Founded in 2006, Jolie Siam has rapidly become the foremost company in welcoming services and HR outsourcing in Vietnam.


Comment Here

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>