Tâm sự người lễ tân

Ms.Stacey Shaw

Bạn băn khoăn công việc của người lễ tân là như thế nào? Ngoài bổn phận là mối liên hệ chính giữa rất nhiều con người bước chân vào cánh cửa văn phòng, vai trò của người lễ tân cũng rất đa dạng, thú vị và thử thách. Giờ đây, lễ tân văn phòng giàu kinh nghiệm Stacey Shaw sẽ chia sẻ câu chuyện về một ngày làm việc bận rộn của cô cũng như những đòi hỏi của vị trí này.

Chị có thể mô tả công việc lễ tân của chị?

Tôi hiện đang công tác tại một tập đoàn dịch vụ chuyên nghiệp quy mô lớn và tôi chịu trách nhiệm giám sát lễ tân có mặt trong văn phòng. Trong một ngày bất kỳ, chúng tôi thường tiếp xúc với 100 cho đến 300 con người và phải đảm bảo ấn tượng đầu tiên giữa chúng tôi với những người này là tích cực và tốt đẹp.

Công việc của chúng tôi là quản lý lượt khách ra vào, hướng dẫn họ gặp đúng người cần gặp, trực tổng đài, sắp xếp lịch phòng họp, nhận hàng và thư từ, gửi đến tay người nhận. Mỗi ngày là một ngày mới và nhiều nhiệm vụ mới cần thực hiện.

Sự nghiệp của chị đã phát triển như thế nào và chị đã được đào tạo những gì?

Tôi đã từng là giao dịch viên ngân hàng và rất thích việc gặp gỡ khách hàng, nhưng tôi không mặn mà lắm với việc quản lý tiền bạc. Sau một năm, tôi từ nhiệm. Một trong số các khách hàng của ngân hàng lúc đó đang tìm kiếm vị trí lễ tân cho văn phòng luật của ông ta và ngay khi biết tôi nghỉ việc đã đề nghị tôi làm lễ tân bán thời gian, xem tôi có thích công việc mới không. Tôi sớm trở thành lễ tân toàn thời gian và hoàn toàn tận hưởng công việc này.

Tôi có di chuyển giữa các nước và sau đó, nộp đơn ứng tuyển vị trí lễ tân cho công ty hiện nay tôi đang làm. Sau hai năm và sau khi nhận bằng Hành chánh văn phòng, tôi được thăng chức lên Senior Receptionist. Từ đó đến nay cũng đã hơn một năm.

Chúng ta sẽ cần những kỹ năng gì để trở thành một lễ tân xuất sắc?

Người lễ tân giỏi cần biết cách giao tiếp, khiến cho khách đến cảm thấy thoải mái, thể hiện được hình ảnh tích cực của công ty. Bề ngoài rất quan trọng, vì thế lễ tân luôn phải gọn gàng và tỏ ra chuyên nghiệp. Bạn chính là ấn tượng đầu tiên của khách hàng về doanh nghiệp, nghĩa vụ của bạn là đảm bảo sao cho ấn tượng đó thật tốt đẹp. Bạn cần có thái độ nhã nhặn, tôn trọng và tỏ ra có thiện chí.

Biết cách tổ chức công việc và có khả năng hoàn thành nhiều nhiệm vụ cùng lúc cũng là yếu tố cần quan tâm. Bất kể lúc nào, nhiều khả năng bạn sẽ phải đảm đương đồng thời nhiều công việc như nghe điện thoại, nhận điện thoại, chào đón khách, trả lời câu hỏi, mở và đọc mail, fax tài liệu, sắp xếp lịch hẹn.

Một ngày làm việc cụ thể của bạn là như thế nào?

Không ngày nào giống ngày nào, đó là lý do vì sao tôi yêu công việc của mình. Không bao giờ khiến tôi chán! Thường thì một ngày của tôi sẽ bắt đầu bằng việc kiểm tra hòm mail xem có việc gì khẩn cần giải quyết, chỉ dẫn lễ tân và trợ lý khác xem họ cần gì, đảm bảo sảnh văn phòng sạch sẽ và gọn gàng, cần dọn dẹp gì thêm và chắc chắn những điểm này sẽ được hoàn thiện trước khi khách vào.

Chị có lời khuyên nào dành cho những lễ tân khác?

Để trở thành lễ tân, bạn phải thực sự là một người ôn hòa, dù cho ngày hôm đó không phải là ngày may mắn của bạn. Trên hết, bạn là người đầu tiên mà khách hàng gặp hoặc nói chuyện. Những gì bạn thể hiện sẽ nói cho mọi người biết về công ty của bạn, nơi mà họ đang muốn đặt niềm tin và giao dịch làm ăn cùng.

www.joliesiam.com, theo robertwalter.com.au

Thanh Thảo ĐoànPosted by Thanh Thảo Đoàn (57 Posts)

Thanh Thảo – Community Manager, is responsible for community management on social networks. For a long time, Thao has realized that she shares many of the Jolie Siam key qualities, even down to her favorite colours (red and black) to a passion for France. Also having an interest in Femininity and the welcoming services industry. Outside of work she enjoys listening to music and reading, always following her motto of “Work hard, play smart”. You can see more on her Linkedln: www.linkedin.com/in/thao-doan


Comment Here

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>